Cách Thức Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời
Lên ý tưởng
Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện ngoài trời bạn cần phải lên xây dựng ý tưởng và chủ đề chung cho sự kiện đó. Ý tưởng và chủ đề là chìa khóa để bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo khi tổ chức sự kiện.
Với mỗi sự kiện khác nhau như tổ chức sự kiện tiệc cuối năm sẽ có những yêu cầu sắp xếp, cách bài trí sân khấu, và không gian tổ chức khác nhau. Vì thế mỗi một sự kiện tổ chức cần phải có những ý tưởng riêng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng đưa ra cũng như phù hợp với tiêu chí sự kiện mong muốn hướng tới.
Khi đã có được ý tưởng tổ chức sự kiện thì bước tiếp theo mà bạn cần phải làm đó chính là tiến hành xây dựng chủ đề cho chương trình. Nếu ý tưởng được xem là linh hồn của sự kiện thì chủ đề chính là diện mạo của sự kiện. Để có ý tưởng và chủ đề phù hợp, bạn cần phải dựa trên tiêu chí mà khách hàng đề ra, tệp khách mời tới tham dự tiệc và mục tiêu truyền thông của sự kiện.
=>=>=> Xem chi tiết về tổ chức sự kiện ngoài trời
Thời gian và địa điểm tổ chức
Sau khi đã xây dựng xong ý tưởng và chủ đề của sự kiện thì việc tiếp theo cần phải làm là chọn thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện.
Về địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên cân nhắc sao cho phù hợp với các loại hình sự kiện. Nếu là tổ chức sự kiện ngoài trời, các bạn có thể lựa chọn tổ chức tại công việc hoặc không gian bên ngoài ở các nhà hàng.
Về thời gian tổ chức sự kiện thì nên chọn tương thích với mục đích tổ chức. Ví dụ, đối với những sự kiện khai trương thì bạn nên tổ chức vào buổi sáng. – Thời điểm mà mọi người di chuyển nhiều trên đường. Mục đích là để sự kiện sẽ thu hút nhiều sự chú ý của mọi người. Còn nếu bạn tổ chức sự kiện tiệc tất niên thì hãy chọn thời gian tổ chức vào buổi tối. Hoặc những ngày cuối tuần để khách mời tham gia sự kiện sẽ có nhiều thời gian thoải mái.
Thủ tục pháp lý
Trước ngày diễn ra sự kiện, bạn cần hoàn tất các thủ tục về giấy phép để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ. Tránh những trường hợp phát sinh không đáng có xảy ra.
Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện
Đây là bước không thể trong quy trình tổ chức sự kiện truyền thông. Trong bước này, các bạn sẽ hoạch được những công việc quan trọng cần phải chuẩn bị như viết kịch bản cho chương trình, trang trí và dàn dựng, bố trí nhân lực cho từng khâu… Đồng thời, bạn cũng cần phải xây dựng bảng phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên. Để kiểm soát và giám sát tốt chặt chẽ tiến độ công việc cụ thể, rõ ràng hơn.
Thông Tin Liên Hệ
CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO & SỰ KIỆN HOÀNG QUÂN
Địa chỉ: STH 13-02 , Đường 4A, KĐT Lê Hồng Phong 2, P. Phước Hải, Tp. Nha Trang
Tel: 0916.201.771
Email: inbox.hqagency.vn
